経理の月次作業に、ExcelのPower Query：Excelに入っている、データの取り込み・整形・結合を手順として記録し、ボタン一つで繰り返せる機能。を使っています。使っているのは、複数のCSVの結合、販売管理ソフトのデータの整形、部門別の集計、報告用の資料づくりです。
この記事では、それぞれの作業でPower Queryに何をさせているか、使う前と後で何が変わったかをまとめます。
Power Queryを使っている月次作業
| 作業 | Power Queryでしていること |
|---|---|
| 給与ファイルの結合 | 月ごとの給与計算のCSVを、フォルダーからまとめて読み込む |
| 販売管理ソフトのデータの整形 | 不要な列を削除し、日付と金額の形式をそろえ、得意先マスタと結合する |
| 部門別の集計 | 売上と給与を部門別に集計し、経費を部門に按分する |
| 報告用の資料 | 得意先ごとの売上推移などの表を作る |
月ごとの給与ファイルは、フォルダーに入れて「すべて更新」を押すだけ
以前は、CSVを毎回シートに貼り付けていた
給与計算のファイルは、月ごとにCSVで出てきます。Power Queryを使う前は、このCSVを、その都度Excelのシートに貼り付けていました。
今は、フォルダーに入れたCSVをまとめて読み込む
今は、Power Queryの「フォルダーから」の機能で、フォルダーに入れたCSVをまとめて読み込んでいます。新しい月のファイルが出たら、CSVをフォルダーに入れて「すべて更新」を押すだけです。貼り付けの作業はなくなりました。
- 1（人の確認）新しい月の給与計算の CSV をフォルダーに入れる
- 2（人の確認）Excel で「すべて更新」を押す
- 3Power Query がフォルダー内の CSV をまとめて読み込む
- 4人別・部門別の集計や資料に反映される
まとめたデータで作っている資料
1つにまとめた給与のデータは、次の作業に使っています。
- 年間の人件費を、人別・部門別に集計する
- 社会保険料を確認する
- 賞与や年末調整の資料を作る
- 労働保険料を計算する
販売管理ソフトのデータは、整形と得意先マスタとの結合まで
販売管理ソフトから出したデータは、Power Queryで次のように整形しています。
- 不要な列を削除する
- 日付と金額の形式をそろえる
- 得意先コードで、得意先マスタと結合する
整形したデータは、得意先別の売上集計と、報告用の資料に使っています。弥生会計を使っていた頃は、弥生会計に取り込むCSVの元データにもしていました。取り込みのやり方は、弥生会計の良かったところの記事に書きました。
部門別の集計は、経費の按分までPower Queryで
部門別に集計しているのは、売上、給与、経費です。
経費は、人数と面積を基準に、部門へ按分しています。按分の計算も、Excelの数式ではなくPower Queryの中でしています。
報告用の資料は、得意先ごとの売上推移など
報告用の資料では、得意先ごとの売上推移などの表を作っています。元になるのは、整形した販売管理ソフトのデータです。
不便な点は、今のところない
使っていて不便な点や、つまずいた点は、今のところありません。
Power Queryが向いている作業、向いていない作業
Power Queryが向いているのは、毎月同じ形のCSVを扱う作業と、複数のファイルを1つにまとめる作業です。一度手順を作れば、次の月からは更新するだけで済みます。
データが少ない場合は、使わなくてもいいと思います。
おわりに
月次作業のうち、毎月同じ手順で繰り返す部分は、Power Queryに任せています。CSVを貼り付ける作業はなくなりました。
Power Queryを覚えた経緯と、役に立った本や講座は、別の記事で書く予定です。